Jira Là Gì? Cách Quản Lý Dự Án Hiệu Quả Với Jira

Trong thế giới phát triển phần mềm và quản lý dự án đầy cạnh tranh, việc chậm trễ, thiếu minh bạch và sai sót trong giao tiếp là những rào cản lớn dẫn đến thất bại. Bạn đã bao giờ cảm thấy lạc lõng giữa hàng loạt email, tin nhắn và tài liệu rời rạc, không biết chính xác ai đang làm gì và tiến độ thực sự của dự án ra sao? Đây là những vấn đề nan giải mà các phương pháp quản lý truyền thống khó lòng giải quyết triệt để. Jira, một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ từ Atlassian, ra đời chính là để giải quyết những thách thức này. Nó không chỉ là một phần mềm, mà là một hệ sinh thái toàn diện giúp các đội nhóm, đặc biệt là trong ngành công nghệ, làm việc một cách khoa học, minh bạch và hiệu quả hơn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá Jira là gì, từ những tính năng cốt lõi đến cách ứng dụng thực tế để tối ưu hóa quy trình làm việc. AZWEB sẽ hướng dẫn bạn từng bước, từ việc tìm hiểu các khái niệm cơ bản như issue, task, Scrum là gì, Kanban là gì cho đến cách thiết lập một dự án hoàn chỉnh. Đồng thời, chúng ta cũng sẽ so sánh Jira với các công cụ phổ biến khác như Trello, Asana để bạn có cái nhìn toàn diện nhất. Hãy cùng bắt đầu hành trình chinh phục Jira và nâng tầm hiệu quả quản lý dự án của bạn!

Giới thiệu về Jira

Jira là một phần mềm quản lý dự án và theo dõi lỗi hàng đầu thế giới, được phát triển bởi công ty Atlassian của Úc. Ban đầu, Jira được tạo ra với mục đích chính là theo dõi lỗi (bug tracking) cho các đội phát triển phần mềm. Tuy nhiên, qua nhiều năm phát triển, nó đã trở thành một công cụ đa năng, hỗ trợ quản lý mọi loại dự án từ phát triển phần mềm, marketing, quản lý nhân sự cho đến vận hành.

Vấn đề phổ biến nhất trong quản lý dự án là sự thiếu minh bạch và khả năng phối hợp. Các thành viên trong nhóm có thể không biết rõ nhiệm vụ của mình, người quản lý gặp khó khăn trong việc theo dõi tiến độ, và các bên liên quan không nắm được tình hình tổng thể. Jira giải quyết triệt để bài toán này bằng cách tạo ra một không gian làm việc tập trung, nơi mọi công việc, tiến độ, và thảo luận đều được ghi nhận và hiển thị một cách trực quan.

Trong bối cảnh công nghệ thay đổi liên tục, việc sử dụng một phần mềm quản lý dự án hiện đại như Jira không còn là một lựa chọn, mà là một yêu cầu tất yếu để duy trì lợi thế cạnh tranh. Nó giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, áp dụng các phương pháp làm việc linh hoạt như Agile là gì, Scrum, và Kanban một cách dễ dàng. Nhờ đó, đội nhóm có thể phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi, tối ưu hóa nguồn lực và mang lại sản phẩm chất lượng cao hơn cho khách hàng.

Bài viết này được cấu trúc để giúp bạn hiểu rõ và áp dụng Jira một cách hiệu quả nhất. Chúng ta sẽ bắt đầu từ việc tìm hiểu các tính năng chính, hướng dẫn sử dụng chi tiết, phân tích lợi ích, so sánh với các công cụ khác và cuối cùng là các mẹo thực hành tốt nhất. Dù bạn là người mới bắt đầu hay đã có kinh nghiệm, những thông tin này sẽ giúp bạn khai thác tối đa sức mạnh của Jira.

Các tính năng chính của Jira trong quản lý công việc

Jira nổi bật nhờ bộ tính năng mạnh mẽ và linh hoạt, được thiết kế chuyên sâu để đáp ứng các nhu cầu phức tạp của việc quản lý công việc. Hai trong số những tính năng cốt lõi và được đánh giá cao nhất chính là khả năng quản lý “issue” và sự tích hợp sâu sắc với các phương pháp Agile.

Quản lý issue và task hiệu quả

Trong hệ sinh thái của Jira, mọi công việc đều được gọi là một “issue“. Đây là một khái niệm rất rộng, có thể là một yêu cầu tính năng mới (story), một nhiệm vụ cần thực hiện (task), một lỗi cần sửa (bug), hoặc thậm chí là một công việc lớn bao gồm nhiều issue nhỏ hơn (epic). Cách tiếp cận này cho phép Jira quản lý mọi thứ một cách nhất quán và có hệ thống.

Mỗi issue trong Jira giống như một tấm vé điện tử chứa đầy đủ thông tin chi tiết. Bạn có thể gán issue cho một thành viên cụ thể, đặt ngày hết hạn, xác định mức độ ưu tiên (cao, trung bình, thấp), và cập nhật trạng thái của nó (ví dụ: Cần làm, Đang làm, Đã xong). Quan trọng hơn, toàn bộ lịch sử thay đổi, các bình luận, file đính kèm đều được lưu lại trong issue. Điều này tạo ra một nguồn thông tin minh bạch duy nhất, giúp mọi người trong nhóm luôn nắm bắt được bối cảnh và tiến độ mà không cần phải hỏi đi hỏi lại.

Tích hợp Agile: Scrum và Kanban

Jira được xem là “người bạn đồng hành” không thể thiếu của các đội nhóm làm việc theo phương pháp Agile. Nó cung cấp các công cụ chuyên biệt để bạn triển khai Scrum và Kanban một cách trơn tru. Agile là một triết lý làm việc linh hoạt, tập trung vào việc chia nhỏ dự án thành các phần nhỏ hơn và liên tục cải tiến. Jira hiện thực hóa triết lý này thông qua các bảng (boards) trực quan.

Bảng Scrum (Scrum board) được thiết kế cho các đội làm việc theo từng chu kỳ ngắn gọi là “sprint” (thường kéo dài 2-4 tuần). Đội nhóm sẽ lên kế hoạch cho các công việc cần hoàn thành trong một sprint, theo dõi tiến độ trên bảng, và cuối mỗi sprint sẽ có một sản phẩm hoàn chỉnh nhỏ. Jira hỗ trợ toàn bộ quy trình này, từ việc quản lý backlog (danh sách công việc tồn đọng), lập kế hoạch sprint, đến việc theo dõi tiến độ qua biểu đồ burn-down.

Bảng Kanban (Kanban Board là gì) lại phù hợp với các đội có luồng công việc liên tục, chẳng hạn như đội hỗ trợ kỹ thuật hoặc bảo trì. Kanban tập trung vào việc tối ưu hóa dòng chảy công việc bằng cách giới hạn số lượng công việc đang thực hiện tại mỗi giai đoạn. Bảng Kanban trong Jira hiển thị các cột tương ứng với các bước trong quy trình (ví dụ: Ý tưởng, Cần làm, Đang làm, Kiểm thử, Hoàn thành), giúp đội nhóm dễ dàng xác định các điểm nghẽn và cải thiện hiệu suất liên tục.

Cách sử dụng Jira để quản lý dự án và theo dõi tiến độ

Hiểu các tính năng là một chuyện, nhưng làm thế nào để biến chúng thành hành động cụ thể? Sử dụng Jira để quản lý dự án thực tế xoay quanh hai hoạt động chính: tạo và phân công công việc, sau đó là theo dõi và báo cáo tiến độ. Hãy cùng xem cách Jira giúp bạn thực hiện những việc này một cách đơn giản và trực quan.

Tạo và phân công công việc

Bắt đầu một dự án trong Jira giống như việc bạn đặt những viên gạch đầu tiên cho một công trình. Mọi thứ đều rất có cấu trúc. Đầu tiên, bạn sẽ tạo một “Project Management là gì“. Jira cung cấp nhiều mẫu dự án được cấu hình sẵn, chẳng hạn như mẫu Scrum hoặc Kanban cho phát triển phần mềm, hay các mẫu quản lý công việc cơ bản khác. Việc chọn đúng mẫu sẽ giúp bạn có sẵn một quy trình làm việc (workflow là gì) và các loại issue phù hợp ngay từ đầu.

Sau khi có dự án, bạn bắt đầu tạo ra các “issue” (công việc). Chỉ cần nhấn nút “Create”, một biểu mẫu sẽ hiện ra để bạn điền các thông tin cần thiết. Bạn sẽ đặt một tiêu đề rõ ràng cho công việc, viết mô tả chi tiết, đính kèm tài liệu hoặc hình ảnh nếu có. Quan trọng nhất, bạn sẽ “gán” (assign) công việc này cho một thành viên trong nhóm. Ngay lập tức, người đó sẽ nhận được thông báo. Bạn cũng có thể thiết lập mức độ ưu tiên và ngày hết hạn để mọi người biết việc nào cần tập trung trước. Mọi issue sau khi tạo sẽ xuất hiện trên bảng (board) của dự án, sẵn sàng để được xử lý.

Theo dõi tiến độ và báo cáo

Đây chính là nơi sức mạnh của Jira được thể hiện rõ rệt nhất. Thay vì phải đi hỏi từng người về tiến độ, bạn chỉ cần nhìn vào “Dashboard” hoặc các báo cáo của Jira. Dashboard là một màn hình tổng quan, nơi bạn có thể tùy chỉnh để hiển thị những thông tin quan trọng nhất đối với mình, chẳng hạn như các công việc được giao cho bạn, tiến độ tổng thể của dự án, hoặc hoạt động gần đây của đội nhóm.

Khi các thành viên trong nhóm cập nhật trạng thái công việc (ví dụ: kéo một issue từ cột “Cần làm” sang “Đang làm”), sự thay đổi này sẽ được phản ánh ngay lập tức trên toàn hệ thống. Jira tự động tổng hợp dữ liệu này để tạo ra các báo cáo cực kỳ hữu ích. Ví dụ, biểu đồ burn-down (burn-down chart) trong các dự án Scrum cho bạn thấy lượng công việc còn lại so với thời gian của sprint. Nó giúp bạn trả lời câu hỏi: “Liệu chúng ta có kịp hoàn thành mọi thứ đúng hạn không?”.

Ngoài ra, Jira còn cung cấp hàng chục loại báo cáo khác như biểu đồ vận tốc (velocity chart) để đo lường năng suất của đội qua các sprint, hay biểu đồ dòng chảy tích lũy (cumulative flow diagram) để xác định các điểm tắc nghẽn trong quy trình. Những báo cáo này không chỉ là những con số khô khan, chúng là những thông tin quý giá giúp bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, điều chỉnh kế hoạch kịp thời và liên tục cải thiện hiệu quả làm việc của cả đội.

Lợi ích của việc sử dụng Jira cho các nhóm phát triển phần mềm

Mặc dù Jira có thể được sử dụng cho nhiều loại dự án, nhưng nó thực sự tỏa sáng và mang lại giá trị to lớn nhất cho các nhóm phát triển phần mềm. Lý do là vì Jira được xây dựng từ gốc với tư duy và quy trình của ngành này. Từ đó, nó mang lại những lợi ích vượt trội, giúp các đội kỹ thuật hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn.

Tăng cường hiệu suất làm việc nhóm

Trong một dự án phần mềm, sự phối hợp giữa các lập trình viên (dev), kiểm thử viên (tester), và quản lý dự án (PM) là yếu tố tốt sống còn. Jira hoạt động như một “trung tâm thần kinh” kết nối tất cả mọi người. Thay vì giao tiếp rời rạc qua email hay chat, mọi trao đổi liên quan đến một công việc cụ thể đều diễn ra ngay trong “issue” đó. Khi một lập trình viên cần làm rõ yêu cầu, họ có thể @mention người quản lý ngay trong phần bình luận. Khi hoàn thành code, họ chỉ cần cập nhật trạng thái và gán issue cho kiểm thử viên.

Luồng thông tin liền mạch này giúp giảm thiểu đáng kể thời gian chết và những hiểu lầm không đáng có. Mọi người đều có thể nhìn vào bảng Kanban hoặc Scrum để biết chính xác ai đang làm gì, việc gì đang bị chặn, và việc gì sắp đến lượt. Sự minh bạch này không chỉ giúp quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình mà còn thúc đẩy tinh thần trách nhiệm và sự chủ động của từng thành viên trong nhóm.

Hỗ trợ quản lý sprint và phát hành phần mềm

Phát triển phần mềm theo phương pháp Agile là gì có nghĩa là làm việc theo các chu kỳ ngắn (sprint) và liên tục phát hành các phiên bản mới của sản phẩm. Jira cung cấp một bộ công cụ hoàn hảo để quản lý toàn bộ vòng đời này. Tính năng “Backlog” cho phép người quản lý sản phẩm sắp xếp và ưu tiên các yêu cầu tính năng. Trước mỗi sprint, cả đội sẽ cùng nhau họp để lên kế hoạch (sprint planning), kéo các công việc quan trọng nhất từ backlog vào sprint hiện tại.

Trong suốt sprint, bảng Scrum board trực quan hóa toàn bộ tiến độ. Mọi người có thể thấy rõ dòng chảy công việc từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành. Jira cũng tích hợp chặt chẽ với các công cụ quản lý mã nguồn như Bitbucket hay Git là gì. Điều này cho phép các lập trình viên liên kết trực tiếp các dòng code của họ với một issue cụ thể trong Jira. Khi phiên bản phần mềm sẵn sàng để phát hành (release), Jira giúp bạn quản lý quy trình này, theo dõi những tính năng và bản vá lỗi nào có trong phiên bản đó, và thậm chí tự động hóa một số bước triển khai. Nhờ vậy, quá trình phát hành phần mềm trở nên có tổ chức, dễ kiểm soát và ít rủi ro hơn rất nhiều.

So sánh Jira với các công cụ quản lý dự án khác

Khi lựa chọn một công cụ quản lý dự án, bạn sẽ thấy mình đứng giữa rất nhiều lựa chọn. Jira là một “gã khổng lồ”, nhưng các công cụ khác như Trello, Asana, hay Monday.com cũng rất phổ biến. Hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng công cụ sẽ giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp nhất với nhu cầu của đội nhóm và doanh nghiệp mình.

Jira vs Trello

Cuộc so sánh giữa Jira và Trello giống như so sánh một chiếc xe tải đa năng với một chiếc xe đạp thành phố. Cả hai đều do Atlassian sở hữu, nhưng phục vụ những mục đích rất khác nhau.

Trello: Điểm mạnh lớn nhất của Trello là sự đơn giản và trực quan. Giao diện của nó dựa hoàn toàn vào bảng Kanban, với các thẻ (cards) mà bạn có thể kéo thả giữa các cột. Trello cực kỳ dễ học và sử dụng, rất phù hợp cho các cá nhân, đội nhóm nhỏ, hoặc các dự án có quy trình đơn giản. Nó tuyệt vời cho việc quản lý công việc hàng ngày, lên kế hoạch nội dung, hoặc theo dõi các dự án cá nhân.

Jira: Ngược lại, Jira mạnh mẽ và phức tạp hơn rất nhiều. Nó không chỉ có bảng Kanban mà còn hỗ trợ đầy đủ cho Scrum, cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết, quy trình làm việc tùy chỉnh phức tạp, và khả năng quản lý quyền hạn chi tiết. Jira được xây dựng cho các dự án đòi hỏi tính quy trình cao, đặc biệt là phát triển phần mềm. Nếu dự án của bạn cần theo dõi lỗi, quản lý các phiên bản phát hành, và tích hợp sâu với các công cụ lập trình, Jira là lựa chọn vượt trội.

Kết luận: Hãy chọn Trello nếu bạn cần sự đơn giản, nhanh gọn và linh hoạt cho các công việc không quá phức tạp. Hãy chọn Jira khi bạn cần một hệ thống mạnh mẽ, có cấu trúc và đầy đủ tính năng để quản lý các dự án phức tạp, dài hạn.

Jira vs Asana & Monday.com

Asana và Monday.com là những đối thủ cạnh tranh trực tiếp hơn với Jira, nhưng chúng cũng có những định hướng khác nhau.

Asana: Asana rất mạnh trong việc quản lý công việc và dự án cho các phòng ban kinh doanh như marketing, nhân sự, và vận hành. Giao diện của Asana thân thiện, tập trung vào danh sách công việc (task lists) và timeline (biểu đồ Gantt). Nó giúp các đội nhóm dễ dàng lập kế hoạch, phân công và theo dõi các nhiệm vụ. Mặc dù Asana có thể được dùng cho các dự án công nghệ, nó không có các tính năng chuyên sâu cho phát triển phần mềm như quản lý sprint hay báo cáo burn-down một cách tự nhiên như Jira.

Monday.com: Điểm mạnh của Monday.com là khả năng tùy biến cực kỳ cao và giao diện đầy màu sắc, trực quan. Nó giống như một bộ Lego kỹ thuật số, cho phép bạn xây dựng gần như mọi loại quy trình làm việc mà bạn có thể tưởng tượng. Monday.com phù hợp với rất nhiều loại hình doanh nghiệp và phòng ban khác nhau, từ sales, marketing đến quản lý dự án xây dựng. Tuy nhiên, cũng giống như Asana, nó thiếu đi sự tập trung chuyên sâu vào vòng đời phát triển phần mềm mà Jira cung cấp.

Kết luận: Hãy chọn Asana hoặc Monday.com nếu bạn cần một công cụ linh hoạt cho nhiều loại dự án kinh doanh khác nhau trong công ty và ưu tiên giao diện thân thiện. Hãy chọn Jira nếu trọng tâm của bạn là các đội kỹ thuật, phát triển phần mềm, và bạn cần các tính năng chuyên biệt để hỗ trợ quy trình Agile một cách tốt nhất.

Các phiên bản và tùy chọn triển khai Jira

Khi quyết định sử dụng Jira, một trong những câu hỏi đầu tiên bạn cần trả lời là: “Chúng ta nên chọn phiên bản nào?”. Atlassian cung cấp nhiều tùy chọn triển khai khác nhau để phù hợp với quy mô, ngân sách và yêu cầu kỹ thuật của từng doanh nghiệp. Hiểu rõ sự khác biệt giữa Jira Cloud, Jira Server và Jira Data Center là rất quan trọng.

Jira Cloud, Jira Server, và Jira Data Center

Đây là ba mô hình triển khai chính của Jira, mỗi loại có đặc điểm riêng biệt:

Jira Cloud: Đây là phiên bản phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt là với các công ty mới và đang phát triển. Với Jira Cloud, toàn bộ hệ thống của bạn được lưu trữ và quản lý trên hạ tầng đám mây của Atlassian. Bạn chỉ cần đăng ký tài khoản và sử dụng qua trình duyệt web.

• Ưu điểm: Dễ dàng bắt đầu, không cần lo lắng về việc cài đặt, bảo trì hay nâng cấp máy chủ. Atlassian sẽ lo toàn bộ phần kỹ thuật hạ tầng. Bạn luôn được sử dụng phiên bản Jira mới nhất.
• Nhược điểm: Ít tùy biến sâu ở cấp độ hệ thống hơn. Dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của Atlassian, có thể không phù hợp với các công ty có yêu cầu bảo mật hoặc quy định nghiêm ngặt về nơi lưu trữ dữ liệu.

Jira Server (Đã ngừng bán cho khách hàng mới từ tháng 2/2021): Phiên bản này cho phép bạn tự cài đặt và vận hành Jira trên máy chủ của riêng mình (on-premise). Bạn có toàn quyền kiểm soát môi trường, dữ liệu và các tùy chỉnh. Mặc dù không còn bán giấy phép mới, nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng và duy trì phiên bản này.

Jira Data Center: Đây là phiên bản dành cho các doanh nghiệp lớn (enterprise). Tương tự Jira Server, bạn cũng tự host Jira trên hạ tầng của mình, nhưng Data Center được thiết kế để hoạt động trên nhiều máy chủ cùng lúc (cluster).

• Ưu điểm: Cung cấp hiệu năng cao, tính sẵn sàng cao (nếu một máy chủ gặp sự cố, hệ thống vẫn hoạt động), và khả năng mở rộng linh hoạt để phục vụ hàng nghìn người dùng. Nó đáp ứng các yêu cầu phức tạp nhất về bảo mật và quản trị.
• Nhược điểm: Chi phí cao nhất và đòi hỏi đội ngũ kỹ thuật có chuyên môn để cài đặt, quản lý và bảo trì.

Lựa chọn phù-hợp dựa trên quy mô và nhu cầu doanh nghiệp

Vậy, làm thế nào để chọn đúng phiên bản?

• Đối với startups, đội nhóm nhỏ và vừa: Jira Cloud gần như luôn là lựa chọn tốt nhất. Nó giúp bạn tập trung vào công việc chính thay vì phải lo lắng về hạ tầng. Chi phí ban đầu thấp và bạn có thể bắt đầu ngay lập tức.
• Đối với các doanh nghiệp lớn và tập đoàn: Jira Data Center là giải pháp tối ưu. Khi bạn có hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên cần sử dụng Jira, cần đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ổn định và tuân thủ các chính sách bảo mật nội bộ, Data Center cung cấp sức mạnh và sự kiểm soát cần thiết.
• Đối với các doanh nghiệp đang sử dụng Jira Server: Bạn sẽ cần lên kế hoạch di chuyển sang Jira Cloud hoặc nâng cấp lên Jira Data Center, vì Atlassian sẽ ngừng hỗ trợ hoàn toàn cho phiên bản Server vào tháng 2 năm 2024.

Lựa chọn đúng phiên bản Jira ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo hệ thống có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn trong tương lai.

Hướng dẫn cài đặt và cấu hình cơ bản cho người mới bắt đầu

Bắt đầu với một công cụ mạnh mẽ như Jira có thể khiến bạn cảm thấy hơi choáng ngợp. Tuy nhiên, Atlassian đã làm cho quá trình khởi tạo trở nên khá đơn giản, đặc biệt là với phiên bản Jira Cloud. Dưới đây là các bước cơ bản để bạn có thể tự mình đăng ký và thiết lập dự án đầu tiên.

Đăng ký và tạo tài khoản Jira

Hành trình của bạn với Jira bắt đầu chỉ với vài cú nhấp chuột. Phiên bản Jira Cloud cung cấp gói miễn phí (Free plan) cho tối đa 10 người dùng, rất lý tưởng để bạn trải nghiệm và học hỏi mà không tốn chi phí.

1. Truy cập trang web của Atlassian: Mở trình duyệt và tìm đến trang sản phẩm Jira Software của Atlassian.
2. Chọn gói và đăng ký: Tìm và nhấn vào nút đăng ký (thường là “Get it free”). Bạn sẽ được yêu cầu điền một số thông tin cơ bản như email và tên.
3. Đặt tên cho trang Jira của bạn: Jira sẽ yêu cầu bạn chọn một tên miền phụ duy nhất cho trang của mình. Tên này sẽ có dạng `tencongtycua_ban.atlassian.net`. Đây sẽ là địa chỉ mà đội của bạn dùng để truy cập Jira.
4. Mời đồng đội (tùy chọn): Bạn có thể mời các thành viên khác trong nhóm tham gia ngay lúc này bằng cách nhập email của họ, hoặc có thể bỏ qua và thực hiện sau.

Chỉ sau vài phút, trang Jira Cloud của bạn đã sẵn sàng để sử dụng. Bạn sẽ được chuyển thẳng đến giao diện chính của Jira.

Cấu hình dự án đầu tiên và thiết lập quy trình làm việc

Sau khi có tài khoản, việc tiếp theo là tạo ra không gian làm việc cho đội của bạn, đó chính là một “Project“.

1. Tạo dự án mới: Trong giao diện Jira, tìm nút “Create project”. Jira sẽ hỏi bạn muốn tạo loại dự án nào.
2. Chọn một mẫu (template): Đây là bước quan trọng. Jira cung cấp nhiều mẫu được thiết kế sẵn. Đối với người mới bắt đầu, hai lựa chọn phổ biến nhất là:
   • Kanban: Chọn mẫu này nếu đội của bạn có luồng công việc liên tục và muốn tập trung vào việc tối ưu hóa dòng chảy. Giao diện mặc định sẽ có các cột như “Backlog”, “Selected for Development”, “In Progress”, “Done”.
   • Scrum: Chọn mẫu này nếu đội của bạn làm việc theo các chu kỳ phát triển ngắn (sprint) và muốn lập kế hoạch công việc theo từng giai đoạn.
3. Đặt tên cho dự án: Đặt một cái tên dễ hiểu, ví dụ: “Phát triển Website AZWEB” hoặc “Chiến dịch Marketing Quý 4”.
4. Khám phá bảng (Board) của bạn: Sau khi tạo dự án, bạn sẽ được đưa đến bảng chính. Đây là trung tâm điều khiển của bạn. Hãy thử tạo một vài “issue” (công việc) mẫu bằng cách nhấn nút “Create”. Hãy điền tiêu đề, mô tả, rồi kéo thả chúng qua các cột để xem trạng thái thay đổi như thế nào.

Quy trình làm việc (workflow) mặc định của các mẫu này đã khá tốt cho người mới bắt đầu. Đừng cố gắng tùy chỉnh quá nhiều thứ ngay lập tức. Thay vào đó, hãy cùng đội nhóm của bạn sử dụng thử quy trình cơ bản này trong một vài tuần. Sau khi đã quen, bạn có thể bắt đầu tinh chỉnh lại các cột trên bảng hoặc các bước trong quy trình để nó phản ánh chính xác hơn cách làm việc thực tế của đội mình.

Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục

Mặc dù Jira là một công cụ cực kỳ hữu ích, nhưng quá trình triển khai và sử dụng nó không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Người dùng mới, và thậm chí cả những người đã có kinh nghiệm, đôi khi cũng gặp phải một số thách thức. Nhận biết trước các vấn đề này và biết cách khắc phục sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức.

Khó khăn trong việc thiết lập quy trình làm việc phù hợp

Một trong những lời phàn nàn phổ biến nhất về Jira là nó “quá phức tạp”. Sự linh hoạt của Jira cũng chính là con dao hai lưỡi. Với vô số tùy chọn để tùy chỉnh quy trình làm việc (workflows), trường dữ liệu (fields), và quyền hạn (permissions), người dùng mới rất dễ bị lạc lối và tạo ra một hệ thống cồng kềnh, khó sử dụng.

Giải pháp:

• Bắt đầu đơn giản: Đừng cố gắng xây dựng một quy trình hoàn hảo ngay từ đầu. Hãy sử dụng các mẫu (template) có sẵn của Jira, chẳng hạn như mẫu Kanban hoặc Scrum cơ bản. Quy trình mặc định “To Do -> In Progress -> Done” là đủ tốt cho hầu hết các đội khi mới bắt đầu.
• Tinh chỉnh dần dần: Sau khi đội của bạn đã làm việc trên quy trình cơ bản được vài tuần, hãy tổ chức một buổi họp để thu thập phản hồi. Mọi người cảm thấy quy trình có điểm nào bất hợp lý không? Có cần thêm một bước “Review” hoặc “Testing” không? Dựa trên phản hồi đó, bạn mới bắt đầu tinh chỉnh. Hãy vào phần cài đặt của dự án (Project settings) -> Quy trình làm việc (Workflows) để thêm hoặc bớt các trạng thái.
• Đồng bộ hóa Bảng và Quy trình: Hãy chắc chắn rằng các cột trên bảng (Board) của bạn khớp với các trạng thái trong quy trình làm việc. Nếu không, bạn sẽ gặp tình trạng các issue bị “kẹt” ở một trạng thái nào đó mà không hiển thị trên bảng.

Vấn đề tích hợp với công cụ khác

Sức mạnh của Jira được nhân lên gấp bội khi nó được kết nối với các công cụ khác mà đội của bạn đang sử dụng, chẳng hạn như Slack, GitHub, Jenkins, hoặc Google Drive. Tuy nhiên, quá trình tích hợp đôi khi có thể gặp lỗi, gây ra sự gián đoạn trong luồng công việc.

Giải pháp:

• Sử dụng Atlassian Marketplace: Đây là nơi tốt nhất để tìm các ứng dụng (apps) và tiện ích tích hợp chính thức hoặc đã được xác minh. Việc sử dụng các ứng dụng từ đây thường đảm bảo tính tương thích và hỗ trợ tốt hơn.
• Kiểm tra quyền hạn (Permissions): Một nguyên nhân phổ biến gây lỗi tích hợp là do tài khoản được sử dụng để kết nối không có đủ quyền hạn trong Jira hoặc trong ứng dụng kia. Hãy kiểm tra kỹ xem tài khoản đó có quyền đọc, ghi dữ liệu cần thiết trong các dự án liên quan hay không.
• Đọc kỹ tài liệu hướng dẫn: Mỗi ứng dụng tích hợp đều có tài liệu hướng dẫn cài đặt và cấu hình riêng. Đừng bỏ qua chúng. Hãy làm theo từng bước một cách cẩn thận, đặc biệt là các bước liên quan đến việc tạo API token hoặc webhook là gì.
• Bắt đầu với một phạm vi nhỏ: Khi thử một tích hợp mới, hãy thử nghiệm nó trên một dự án thử hoặc với một nhóm người dùng nhỏ trước khi triển khai cho toàn bộ công ty. Điều này giúp bạn xác định và khắc phục các vấn đề tiềm ẩn mà không ảnh hưởng đến công việc của mọi người.

Những lưu ý và thực hành tốt khi sử dụng Jira

Để biến Jira từ một công cụ ghi chép công việc đơn thuần thành một cỗ máy thúc đẩy hiệu suất, bạn cần áp dụng những phương pháp hay và tránh các thói quen xấu. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà AZWEB khuyến nghị để bạn và đội nhóm của mình khai thác tối đa giá trị từ Jira.

Khuyến khích tư duy và thực hành Agile: Jira được xây dựng xung quanh các nguyên tắc của Agile. Vì vậy, cách tốt nhất để sử dụng nó là áp dụng các phương pháp như Scrum hoặc Kanban. Hãy tổ chức các cuộc họp đứng hàng ngày (daily stand-up) ngắn gọn để cập nhật tiến độ, lên kế hoạch cho các sprint, và thường xuyên nhìn lại quy trình để cải tiến. Jira là công cụ hỗ trợ, nhưng tư duy Agile của đội nhóm mới là yếu tố quyết định thành công.

Đảm bảo phân quyền hợp lý, tránh gây nhiễu thông tin: Jira cho phép bạn kiểm soát rất chi tiết xem ai có thể xem, tạo, sửa, hay xóa công việc trong từng dự án. Hãy tận dụng tính năng này. Không phải ai trong công ty cũng cần thấy tất cả các dự án. Việc giới hạn quyền truy cập vào những dự án liên quan giúp giao diện của mỗi người trở nên gọn gàng hơn, giảm bớt thông tin nhiễu và tăng cường bảo mật. Hãy tạo ra các nhóm người dùng (ví dụ: Developers, Testers, Product Managers) và gán quyền cho từng nhóm thay vì cho từng cá nhân.

Giữ cho các “issue” luôn được cập nhật: Một hệ thống Jira chỉ hữu ích khi thông tin trong đó phản ánh đúng thực tế. Hãy xây dựng văn hóa trong đó mọi thành viên có trách nhiệm cập nhật trạng thái công việc của mình một cách kịp thời. Một issue đã hoàn thành nhưng vẫn nằm ở cột “In Progress” sẽ gây ra sự hiểu lầm và làm sai lệch các báo cáo tiến độ.

Viết tiêu đề và mô tả issue rõ ràng: Một issue nên đủ rõ ràng để một người mới có thể đọc và hiểu được mục tiêu của công việc là gì. Tiêu đề nên tóm tắt được nhiệm vụ. Phần mô tả nên bao gồm các thông tin cần thiết như: yêu cầu cụ thể, tiêu chí hoàn thành (acceptance criteria), và các tài liệu liên quan. Điều này giúp giảm thời gian trao đổi qua lại không cần thiết.

Không quá phụ thuộc vào Jira mà quên đi giao tiếp trực tiếp: Jira là một công cụ giao tiếp không đồng bộ tuyệt vời, nhưng nó không thể thay thế hoàn toàn các cuộc trò chuyện trực tiếp. Đôi khi, một cuộc nói chuyện 5 phút có thể giải quyết một vấn đề nhanh hơn nhiều so với việc bình luận qua lại trong một issue. Hãy coi Jira là công cụ để ghi lại và theo dõi các quyết định đã được đưa ra, chứ không phải là nơi duy nhất để thảo luận.

Kết luận

Qua hành trình khám phá chi tiết từ A-Z, chúng ta có thể thấy Jira không chỉ là một phần mềm theo dõi công việc thông thường. Nó là một hệ thống quản lý dự án toàn diện, một trợ thủ đắc lực được thiết kế chuyên sâu để đáp ứng những yêu cầu khắt khe nhất của các đội nhóm hiện đại, đặc biệt là trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Từ việc quản lý từng nhiệm vụ nhỏ lẻ một cách minh bạch, hỗ trợ mạnh mẽ các phương pháp Agile như Scrum và Kanban, cho đến việc cung cấp các báo cáo trực quan giúp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, Jira thực sự là một nền tảng vững chắc để xây dựng quy trình làm việc hiệu quả.

Việc áp dụng Jira giúp giải quyết các bài toán cố hữu trong quản lý dự án như thiếu minh bạch, giao tiếp rời rạc và khó theo dõi tiến độ. Nó mang lại một không gian làm việc tập trung, nơi mọi người đều có cùng một cái nhìn về mục tiêu và trạng thái của dự án, từ đó tăng cường sự phối hợp và nâng cao năng suất chung.

Nếu bạn và đội nhóm của mình đang tìm kiếm một giải pháp để thoát khỏi sự hỗn loạn của các phương pháp quản lý truyền thống và bước vào một kỷ nguyên làm việc có cấu trúc, linh hoạt và hiệu quả hơn, thì bây giờ chính là thời điểm hoàn hảo để bắt đầu trải nghiệm Jira. Đừng ngần ngại thử nghiệm với phiên bản miễn phí của Jira Cloud để tự mình cảm nhận những lợi ích mà nó mang lại.

Để tìm hiểu sâu hơn và trở thành một chuyên gia Jira, bạn có thể khám phá các tài liệu phong phú từ Atlassian University hoặc tham gia các cộng đồng người dùng Jira. Bắt đầu ngay hôm nay, và bạn sẽ thấy hiệu quả công việc của đội mình được cải thiện một cách đáng kể. Với những kiến thức nền tảng từ bài viết này của AZWEB, bạn đã có đủ hành trang để bước những bước đầu tiên trên con đường chinh phục công cụ mạnh mẽ này.

---

---