Hướng Dẫn Tạo Form Liên Hệ Trong WordPress – Tối Ưu & Dễ Dàng

Tạo form liên hệ trong WordPress không chỉ là một tính năng kỹ thuật, mà còn là cây cầu vững chắc kết nối bạn với khách hàng tiềm năng. Đây là công cụ thiết yếu để thu thập thông tin, nhận phản hồi và xây dựng mối quan hệ. Tuy nhiên, nhiều chủ website, đặc biệt là những người mới bắt đầu, thường gặp khó khăn trong việc tạo ra một form liên hệ vừa chuyên nghiệp, vừa hiệu quả. Họ không biết nên bắt đầu từ đâu, chọn plugin nào hay làm sao để tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Bài viết này của AZWEB sẽ là kim chỉ nam chi tiết, hướng dẫn bạn từng bước tạo, tùy chỉnh và quản lý form liên hệ một cách dễ dàng. Chúng ta sẽ cùng nhau khám phá các plugin phổ biến, cách cài đặt, tạo form, tối ưu hóa và khắc phục các lỗi thường gặp để bạn có thể tự tin biến website của mình thành một kênh giao tiếp hiệu quả.

Các plugin phổ biến để tạo form liên hệ trong WordPress

Việc lựa chọn đúng plugin sẽ quyết định đến 90% thành công của bạn khi tạo form liên hệ. WordPress cung cấp một hệ sinh thái plugin phong phú, nhưng có hai cái tên nổi bật và được cộng đồng tin dùng nhiều nhất là Contact Form 7 và WPForms. Mỗi plugin đều có những ưu điểm riêng, phù hợp với các nhu cầu khác nhau.

Contact Form 7

Contact Form 7 là một trong những plugin tạo form lâu đời và phổ biến nhất trong thư viện WordPress, với hàng triệu lượt cài đặt. Ưu điểm lớn nhất của nó là hoàn toàn miễn phí, đơn giản và cực kỳ nhẹ, không làm ảnh hưởng đến tốc độ tải trang của bạn. Giao diện của Contact Form 7 có phần hơi hướng kỹ thuật, sử dụng các thẻ shortcode để tùy chỉnh và hiển thị form. Cài đặt plugin này cung cấp đầy đủ các trường cơ bản như tên, email, chủ đề, và nội dung tin nhắn. Nó cũng hỗ trợ tích hợp reCAPTCHA để chống spam hiệu quả. Do sự đơn giản của nó, Contact Form 7 là lựa chọn hoàn hảo cho những người mới bắt đầu, các blogger, hoặc những website chỉ cần một form liên hệ cơ bản để thu thập thông tin mà không yêu cầu các tính năng phức tạp.

WPForms

WPForms được biết đến là plugin tạo form thân thiện với người dùng nhất hiện nay, nhờ vào trình tạo form kéo thả trực quan. Bạn không cần biết về code mà vẫn có thể dễ dàng tạo ra những form liên hệ chuyên nghiệp chỉ trong vài phút. WPForms có cả phiên bản miễn phí (WPForms Lite) và phiên bản trả phí với nhiều tính năng nâng cao. Cài đặt plugin

Phiên bản miễn phí đã đủ mạnh mẽ cho hầu hết các nhu cầu cơ bản. Tuy nhiên, khi nâng cấp lên phiên bản trả phí, bạn sẽ mở khóa hàng loạt tính năng vượt trội như logic điều kiện (hiển thị/ẩn trường dựa trên lựa chọn của người dùng), form nhiều trang, tích hợp cổng thanh toán, và khả năng tải lên tệp tin. WPForms là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp, cửa hàng trực tuyến, và những ai muốn tạo ra các form phức tạp để thu thập dữ liệu chuyên sâu hơn.

Hướng dẫn cài đặt và kích hoạt plugin tạo form liên hệ

Sau khi đã chọn được plugin phù hợp, bước tiếp theo là cài đặt và kích hoạt nó trên website WordPress của bạn. Quá trình này rất đơn giản và có thể được thực hiện trực tiếp từ trang quản trị.

Cách cài đặt qua thư viện plugin WordPress

Cài đặt plugin từ thư viện chính thức của WordPress là cách an toàn và nhanh chóng nhất. Dù bạn chọn Contact Form 7 hay WPForms, các bước thực hiện đều tương tự nhau.

1. Đăng nhập vào trang quản trị WordPress: Truy cập vào website của bạn với quyền quản trị viên. Nếu bạn cần biết chi tiết hơn về Cách sử dụng WordPress, hãy tham khảo hướng dẫn của AZWEB.
2. Điều hướng đến mục Plugin: Trên menu bên trái, tìm và nhấp vào mục “Plugin”, sau đó chọn “Cài mới” (Add New).
3. Tìm kiếm plugin: Tại ô tìm kiếm ở góc trên bên phải, gõ tên plugin bạn muốn cài đặt (ví dụ: “WPForms” hoặc “Contact Form 7”).
4. Cài đặt plugin: Khi kết quả tìm kiếm hiện ra, tìm đúng plugin bạn cần và nhấp vào nút “Cài đặt ngay” (Install Now). WordPress sẽ tự động tải và cài đặt plugin lên website của bạn.
5. Kích hoạt plugin: Sau khi cài đặt hoàn tất, nút “Cài đặt ngay” sẽ chuyển thành nút “Kích hoạt” (Activate). Nhấp vào đó để bắt đầu sử dụng plugin.

Cấu hình ban đầu để plugin hoạt động hiệu quả

Sau khi kích hoạt, bạn cần thực hiện một vài thiết lập cơ bản để đảm bảo form hoạt động đúng cách. Bước quan trọng nhất là cấu hình email nhận thông báo mỗi khi có người dùng gửi form.

Với WPForms, bạn sẽ được chào đón bằng một màn hình hướng dẫn thân thiện, giúp bạn tạo form đầu tiên ngay lập tức. Trong phần cài đặt (Settings) của form, bạn có thể dễ dàng thiết lập địa chỉ email nhận thông báo trong mục “Notifications”. Hãy đảm bảo rằng email này là email bạn thường xuyên kiểm tra.

Đối với Contact Form 7, bạn sẽ vào mục “Contact” trên menu quản trị, chọn form mặc định và vào tab “Mail”. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh địa chỉ email nhận, tiêu đề email và các thông tin khác.

Ngoài ra, đừng quên thiết lập tính năng chống spam. Cả hai plugin đều hỗ trợ tích hợp Google reCAPTCHA. Việc thêm một lớp bảo vệ sẽ giúp bạn tránh nhận phải những tin nhắn rác không mong muốn, giữ cho hộp thư của bạn luôn sạch sẽ và chỉ chứa những liên hệ thực sự từ khách hàng. Tìm hiểu chi tiết về Plugin popup WordPress có thể giúp bạn tăng tương tác với khách hàng hiệu quả hơn.

Cách tạo form liên hệ đơn giản và chuyên nghiệp

Khi plugin đã sẵn sàng, đã đến lúc chúng ta bắt tay vào việc tạo form liên hệ đầu tiên. Tùy thuộc vào plugin bạn đã chọn, quy trình sẽ có đôi chút khác biệt nhưng đều hướng đến mục tiêu cuối cùng là tạo ra một công cụ thu thập thông tin hiệu quả.

Tạo form mẫu với Contact Form 7

Contact Form 7 sử dụng phương pháp dựa trên shortcode, mang lại sự linh hoạt nhưng đòi hỏi bạn phải làm quen với cú pháp của nó. Việc tạo và tùy chỉnh các shortcode cũng liên quan mật thiết đến kiến thức tổng quan về WordPress là gì.

1. Tạo form mới: Từ trang quản trị WordPress, vào mục “Contact” -> “Add New” (Tạo form mới).
2. Tùy chỉnh các trường: Contact Form 7 sẽ cung cấp một form mẫu với các trường cơ bản như Tên (your-name), Email (your-email), Chủ đề (your-subject), và Tin nhắn (your-message). Bạn có thể thêm các trường khác như số điện thoại, địa chỉ bằng cách nhấp vào các nút tạo thẻ (tag generator) ở phía trên trình soạn thảo.
3. Lưu form và lấy shortcode: Sau khi đã hài lòng với các trường trong form, nhấp “Lưu” (Save). Plugin sẽ tạo ra một shortcode có dạng [contact-form-7 id="123" title="Contact form 1"].
4. Chèn shortcode vào trang: Sao chép shortcode này và dán nó vào trình soạn thảo của trang hoặc bài viết mà bạn muốn hiển thị form liên hệ. Bạn có thể sử dụng trình soạn thảo khối Gutenberg hoặc trình soạn thảo cổ điển.

Chỉ với vài bước đơn giản, form liên hệ của bạn đã sẵn sàng hoạt động.

Tạo form linh hoạt với WPForms

WPForms mang đến trải nghiệm trực quan hơn hẳn với trình tạo kéo thả.

1. Tạo form mới: Đi tới “WPForms” -> “Add New”. Bạn sẽ được yêu cầu đặt tên cho form và chọn một mẫu có sẵn. Hãy bắt đầu với mẫu “Simple Contact Form” (Form liên hệ đơn giản).
2. Kéo thả các trường: Giao diện của WPForms được chia làm hai phần. Bên trái là danh sách các trường bạn có thể thêm vào (Fields), bên phải là khu vực xem trước form của bạn. Bạn chỉ cần kéo một trường từ bên trái và thả vào vị trí mong muốn ở bên phải.

Việc tùy chỉnh trong WPForms có thể được nâng cao hơn nếu bạn sử dụng Elementor pro để thiết kế giao diện chuyên nghiệp kết hợp với form.

3. Tùy chỉnh trường nâng cao: WPForms cho phép bạn thêm các trường đa dạng hơn như Dropdown (menu thả xuống), Checkboxes (hộp kiểm), File Upload (tải tệp lên) và nhiều hơn nữa trong phiên bản Pro. Để tùy chỉnh một trường, chỉ cần nhấp vào nó và các tùy chọn sẽ hiện ra ở cột bên trái.
4. Lưu và nhúng form: Sau khi hoàn tất, nhấp “Save”. Để thêm form vào trang, bạn có thể sử dụng nút “Embed” để lấy shortcode hoặc sử dụng khối WPForms có sẵn trong trình soạn thảo Gutenberg.

Với WPForms, việc tạo một form phức tạp cũng trở nên đơn giản như sắp xếp các khối lego.

Tùy chỉnh các trường và thiết lập form liên hệ

Tạo ra một form chỉ là bước khởi đầu. Để nó thực sự hiệu quả, bạn cần tùy chỉnh các trường thông tin và thiết lập các phản hồi tự động một cách thông minh, nhằm mang lại trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

Thêm, chỉnh sửa trường thông tin

Việc quyết định nên yêu cầu thông tin gì trong form là vô cùng quan trọng. Một nguyên tắc vàng là chỉ yêu cầu những thông tin thực sự cần thiết. Một form quá dài và phức tạp có thể khiến người dùng nản lòng và từ bỏ.

Hãy tự hỏi: “Mục đích của form này là gì?”. Nếu chỉ để nhận câu hỏi chung, các trường như Tên, Email, và Nội dung tin nhắn là đủ. Nếu bạn cần tư vấn dịch vụ, có thể thêm trường Số điện thoại hoặc Dịch vụ quan tâm (sử dụng menu thả xuống).

Trong cả WPForms và Contact Form 7, bạn đều có thể đánh dấu các trường là bắt buộc (required). Điều này đảm bảo bạn sẽ không nhận được những form thiếu thông tin quan trọng. Với WPForms, việc này chỉ đơn giản là tích vào một ô “Required”. Với Contact Form 7, bạn cần thêm dấu hoa thị (*) vào thẻ shortcode của trường đó, ví dụ [text* your-name]. Nếu bạn muốn học chi tiết hơn về xây dựng và tùy chỉnh form, hãy tham khảo Học WordPress tại AZWEB.

Thiết lập thông báo và điều hướng sau khi gửi form

Trải nghiệm của người dùng không kết thúc khi họ nhấn nút “Gửi”. Những gì xảy ra sau đó cũng quan trọng không kém. Bạn cần cho họ biết rằng thông tin của họ đã được gửi thành công.

Cả hai plugin đều cho phép bạn tùy chỉnh tin nhắn xác nhận. Thay vì dòng chữ mặc định “Cảm ơn bạn, tin nhắn của bạn đã được gửi đi”, hãy cá nhân hóa nó, ví dụ: “Cảm ơn bạn đã liên hệ với AZWEB! Chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng 24 giờ làm việc.” Điều này tạo cảm giác chuyên nghiệp và thể hiện sự tôn trọng với thời gian của khách hàng.

Một tính năng nâng cao hơn là chuyển hướng người dùng đến một trang cảm ơn (Thank You page) sau khi gửi form thành công. Trang này không chỉ để xác nhận mà còn là cơ hội để bạn cung cấp thêm thông tin hữu ích, giới thiệu các bài viết liên quan, hoặc kêu gọi họ theo dõi mạng xã hội. Trong WPForms, bạn có thể dễ dàng thiết lập việc chuyển hướng này trong phần “Settings” -> “Confirmation”. Đây là một chiến lược thông minh để giữ chân người dùng và dẫn dắt họ đi sâu hơn vào hành trình khách hàng.

Kiểm tra và sử dụng form liên hệ để thu thập thông tin khách hàng

Sau khi đã tạo và tùy chỉnh form, đừng vội vàng công bố nó ngay. Việc kiểm tra kỹ lưỡng và lên kế hoạch quản lý dữ liệu thu thập được là những bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.

Kiểm tra vận hành form

Không có gì tệ hơn việc khách hàng cố gắng liên hệ với bạn nhưng form lại bị lỗi. Vì vậy, hãy luôn thực hiện gửi thử nghiệm trước khi đưa form vào hoạt động chính thức.

Hãy tự mình điền vào form với các thông tin mẫu và nhấn nút gửi. Sau đó, kiểm tra hai điều quan trọng:

1. Bạn có nhận được email thông báo không? Hãy vào hộp thư đến (và cả thư mục spam) của địa chỉ email bạn đã cấu hình để xem thông tin từ form có được gửi đến hay không.
2. Người dùng có nhận được thông báo xác nhận không? Kiểm tra xem tin nhắn cảm ơn có hiển thị đúng như bạn đã thiết lập, hoặc bạn có được chuyển hướng đến trang cảm ơn nếu đã cấu hình.

Nếu một trong hai bước trên không hoạt động, hãy quay lại phần cấu hình để kiểm tra lại cài đặt email và các thiết lập xác nhận. Nếu bạn muốn tăng cường hiệu quả cho trang web, hãy tham khảo thêm Thiết kế web WordPress để cải thiện tổng thể giao diện và trải nghiệm người dùng.

Phân tích và quản lý thông tin khách hàng thu thập được

Khi form bắt đầu nhận được dữ liệu, bạn cần có một hệ thống để quản lý chúng. WPForms (kể cả bản miễn phí) có một ưu điểm lớn là tự động lưu trữ tất cả các thông tin gửi qua form vào cơ sở dữ liệu WordPress. Bạn có thể xem lại tất cả các liên hệ trong mục “Entries” của form đó, giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ một tin nhắn nào ngay cả khi email gặp sự cố.

Bạn cũng có thể xuất dữ liệu này ra file CSV để phân tích hoặc nhập vào các hệ thống khác. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, việc kết nối form liên hệ với các công cụ CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) như HubSpot hoặc các dịch vụ email marketing như Mailchimp là một bước đi thông minh. Các phiên bản trả phí của WPForms thường cung cấp các tiện ích bổ sung (add-on) để thực hiện việc tích hợp này một cách tự động, giúp bạn xây dựng một quy trình chăm sóc khách hàng liền mạch và hiệu quả.

Để hiểu rõ hơn về việc quản lý nội dung, bạn có thể tham khảo bài viết Category là gì trong WordPress giúp tổ chức và phân loại bài viết hợp lý hơn.

Lời khuyên tối ưu trải nghiệm người dùng với form liên hệ

Một form liên hệ được thiết kế tốt không chỉ hoạt động về mặt kỹ thuật mà còn phải thân thiện với người dùng. Tối ưu hóa trải nghiệm người dùng (UX) có thể tăng đáng kể tỷ lệ chuyển đổi, giúp bạn nhận được nhiều liên hệ hơn.

• Giữ form ngắn gọn, dễ điền: Chỉ yêu cầu những thông tin tuyệt đối cần thiết. Mỗi trường thông tin bạn thêm vào đều là một rào cản nhỏ có thể khiến người dùng từ bỏ. Hãy đặt mình vào vị trí của họ và loại bỏ mọi câu hỏi không quan trọng.
• Đảm bảo form tương thích trên thiết bị di động: Phần lớn người dùng hiện nay truy cập website bằng điện thoại. Hãy chắc chắn rằng form của bạn hiển thị đẹp mắt, các trường dễ dàng nhấp vào và bàn phím ảo hiện ra phù hợp trên màn hình nhỏ.
• Thêm captcha chống spam một cách thông minh: Spam là một vấn đề phiền phức, nhưng một captcha quá khó giải còn phiền phức hơn cho người dùng thật. Hãy sử dụng các giải pháp hiện đại như Google reCAPTCHA v3, hoạt động ẩn và không yêu cầu người dùng phải tương tác.
• Sử dụng ngôn từ thân thiện, rõ ràng: Thay vì các nhãn khô khan như “Tên của bạn”, hãy dùng “Họ và tên”. Nút gửi cũng có thể được đổi thành “Gửi tin nhắn ngay” hoặc “Yêu cầu tư vấn” để rõ ràng hơn về hành động.
• Tối ưu tốc độ tải form: Một form tải chậm có thể làm người dùng mất kiên nhẫn. Đảm bảo plugin bạn dùng được tối ưu hóa tốt và không có các mã kịch bản không cần thiết làm chậm trang. Nếu bạn cần tăng tốc website, tham khảo các bài viết về Theme WordPress hoặc MyThemeShop để chọn lựa giao diện phù hợp và nhẹ nhàng hơn.

Các vấn đề thường gặp và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng, bạn có thể gặp phải một vài sự cố. Hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng.

Form không gửi được email

Đây là lỗi phổ biến nhất khi sử dụng form liên hệ trên WordPress. Nguyên nhân thường không phải do plugin tạo form mà là do cách máy chủ web của bạn được cấu hình để gửi email. Nhiều nhà cung cấp hosting vô hiệu hóa chức năng wp_mail() của WordPress để tránh bị lạm dụng gửi spam.

Cách khắc phục: Giải pháp tốt nhất là cài đặt một plugin SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) như WP Mail SMTP. Plugin này sẽ cấu hình website của bạn gửi email thông qua một dịch vụ email chuyên nghiệp (như Gmail, SendGrid, Mailgun), đảm bảo email được gửi đi một cách đáng tin cậy và không bị rơi vào hòm thư rác.

Form hiển thị lỗi hoặc không hoạt động trên giao diện

Đôi khi, form có thể không hiển thị đúng cách hoặc nút gửi không hoạt động. Nguyên nhân thường là do xung đột giữa các plugin hoặc với theme bạn đang sử dụng.

Cách khắc phục:

1. Kiểm tra xung đột plugin/theme: Tạm thời chuyển sang một theme WordPress mặc định (như Twenty Twenty-Four) và vô hiệu hóa tất cả các plugin khác ngoại trừ plugin tạo form. Nếu form hoạt động trở lại, hãy kích hoạt lại từng plugin một để tìm ra “thủ phạm”.
2. Kiểm tra Console lỗi trình duyệt: Nhấn F12 trên trình duyệt (Chrome, Firefox) để mở công cụ dành cho nhà phát triển và chuyển sang tab “Console”. Các lỗi JavaScript màu đỏ thường sẽ chỉ ra nguyên nhân của vấn đề, giúp bạn xác định được plugin hoặc theme nào đang gây ra xung đột.

Nếu bạn muốn cải thiện tính năng và tối ưu hóa hiệu suất trang web, đừng quên tham khảo thêm về Jetpack là gì để sử dụng plugin đa năng hỗ trợ bảo mật và tối ưu.

Best Practices

Để xây dựng và duy trì một hệ thống form liên hệ hiệu quả lâu dài, hãy ghi nhớ những phương pháp tốt nhất sau đây:

• Luôn kiểm tra form sau mỗi lần chỉnh sửa: Bất cứ khi nào bạn thay đổi một trường thông tin, cập nhật theme hay plugin, hãy dành một phút để gửi thử form và đảm bảo mọi thứ vẫn hoạt động bình thường.
• Sử dụng plugin uy tín và cập nhật thường xuyên: Chọn các plugin có đánh giá tốt, được cập nhật thường xuyên và có hỗ trợ từ nhà phát triển. Việc cập nhật plugin giúp vá các lỗ hổng bảo mật và đảm bảo tương thích với phiên bản WordPress mới nhất.
• Giữ form đơn giản, tập trung vào mục đích chính: Đừng cố gắng thu thập quá nhiều thông tin trong một form duy nhất. Nếu bạn có nhiều mục đích khác nhau, hãy tạo nhiều form riêng biệt.
• Kiểm soát spam hiệu quả: Sử dụng kết hợp nhiều phương pháp chống spam. Bên cạnh reCAPTCHA, bạn có thể sử dụng kỹ thuật “honeypot” (một trường ẩn mà chỉ bot mới điền vào) được tích hợp sẵn trong nhiều plugin như WPForms.
• Tránh yêu cầu thông tin không cần thiết: Mỗi trường thông tin là một rào cản. Hãy tôn trọng thời gian và sự riêng tư của người dùng bằng cách chỉ hỏi những gì bạn thực sự cần để phục vụ họ.

Kết luận

Việc tạo form liên hệ trong WordPress là một kỹ năng nền tảng nhưng vô cùng quan trọng đối với bất kỳ chủ sở hữu website nào. Một form liên hệ được xây dựng tốt không chỉ giúp bạn thu thập thông tin khách hàng một cách hiệu quả mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và sự tin cậy của thương hiệu. Nó mở ra một kênh đối thoại trực tiếp, giúp bạn lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng tốt hơn.

Qua bài viết này, AZWEB đã hướng dẫn bạn chi tiết từ việc lựa chọn plugin phù hợp như Contact Form 7 cho sự đơn giản hay WPForms cho sự linh hoạt, đến các bước cài đặt, tùy chỉnh, kiểm tra và tối ưu hóa. Bây giờ, bạn đã có đủ kiến thức và công cụ cần thiết để tự tin tạo ra một form liên hệ hoàn hảo cho website của mình.

Đừng chần chừ nữa! Hãy bắt tay vào thực hành ngay hôm nay. Hãy tạo form, tùy chỉnh các trường theo mục đích của bạn và tối ưu hóa trải nghiệm người dùng. Đây chính là bước đi vững chắc để bạn nâng cao tương tác và xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng trên không gian số.

---

---