SharePoint là gì? Tính năng & lợi ích cho doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số hóa mạnh mẽ như hiện nay, việc quản lý tài liệu và tối ưu hóa quy trình cộng tác đã trở thành một thách thức lớn đối với không ít doanh nghiệp. Bạn có bao giờ cảm thấy đau đầu vì các phiên bản tài liệu bị chồng chéo, gửi qua lại trong email một cách hỗn loạn? Hay lo lắng về việc thông tin nội bộ quan trọng không được lưu trữ và bảo mật đúng cách? Đây là những khó khăn chung mà nhiều tổ chức đang phải đối mặt hàng ngày, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu suất làm việc và an toàn dữ liệu.

Để giải quyết triệt để những vấn đề này, Microsoft đã mang đến một giải pháp toàn diện mang tên SharePoint là gì. Đây không chỉ là một công cụ lưu trữ, mà là một nền tảng mạnh mẽ giúp doanh nghiệp xây dựng không gian làm việc số tập trung, an toàn và hiệu quả. Bài viết này của AZWEB sẽ cùng bạn đi sâu tìm hiểu SharePoint là gì, khám phá các tính năng cốt lõi, những lợi ích vượt trội và cách ứng dụng nền tảng này vào thực tiễn để thay đổi hoàn toàn cách doanh nghiệp của bạn vận hành, quản lý và chia sẻ thông tin.

SharePoint là gì? Định nghĩa và tổng quan

Để bắt đầu, hãy cùng làm rõ câu hỏi quan trọng nhất: SharePoint là gì? Hiểu một cách đơn giản, SharePoint là một nền tảng dựa trên web do Microsoft phát triển, được thiết kế chuyên biệt cho việc quản lý nội dung, lưu trữ tài liệu và cộng tác nhóm trong môi trường doanh nghiệp. Hãy tưởng tượng nó như một mạng nội bộ (intranet) thông minh, nơi mọi thông tin, tài liệu và dự án của công ty bạn được tổ chức một cách khoa học và an toàn tại một địa điểm duy nhất.

Khái niệm SharePoint

Về bản chất, SharePoint là một ứng dụng web linh hoạt, đóng vai trò trung tâm cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Nó không chỉ đơn thuần là một kho lưu trữ file như Google Drive là gì hay Dropbox là gì. Thay vào đó, nó cung cấp một hệ sinh thái hoàn chỉnh, cho phép bạn xây dựng các trang web nội bộ, quản lý quy trình làm việc, tự động hóa các tác vụ và chia sẻ kiến thức một cách liền mạch. Vai trò chính của SharePoint trong doanh nghiệp là tạo ra một “nguồn sự thật duy nhất” (single source of truth), nơi nhân viên có thể tìm thấy mọi thứ họ cần, từ tài liệu dự án, biểu mẫu nhân sự, cho đến các thông báo mới nhất từ ban lãnh đạo. Điều này giúp loại bỏ tình trạng thông tin phân mảnh, thiếu nhất quán và khó kiểm soát, vốn là vấn đề cố hữu của các phương thức làm việc truyền thống.

Tổng quan cấu trúc và hoạt động của SharePoint

Cấu trúc của SharePoint được xây dựng dựa trên các thành phần chính có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Nền tảng của nó là các “Site” (Trang). Mỗi phòng ban, dự án hoặc nhóm làm việc có thể có một Site riêng, hoạt động như một không gian làm việc độc lập. Bên trong mỗi Site, dữ liệu được tổ chức thông qua “Library” (Thư viện tài liệu) và “List” (Danh sách).

Thư viện tài liệu là nơi bạn lưu trữ, quản lý và chia sẻ các tệp tin như Word, Excel, PDF, hình ảnh. Trong khi đó, Danh sách được dùng để quản lý các thông tin có cấu trúc như danh sách công việc, lịch sự kiện, hay danh bạ nhân viên. Điểm mạnh lớn nhất của SharePoint là khả năng tích hợp sâu rộng với bộ công cụ Microsoft 365 (trước đây là Office 365). Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa tài liệu trực tiếp trên trình duyệt, đồng bộ hóa dữ liệu với máy tính qua OneDrive là gì và kết nối với các ứng dụng như Teams, Outlook hay Power Automate để tạo ra các luồng công việc tự động. Hơn nữa, SharePoint còn cho phép các quản trị viên hệ thống tùy biến giao diện và phân quyền truy cập một cách chi tiết, đảm bảo rằng mỗi người dùng chỉ thấy và tương tác được với những thông tin phù hợp với vai trò của họ.

Các tính năng chính của SharePoint

Sức mạnh của SharePoint đến từ bộ tính năng đa dạng và toàn diện, được thiết kế để giải quyết các bài toán cốt lõi trong vận hành doanh nghiệp. Từ quản lý tài liệu đến cộng tác nhóm, mọi thứ đều được tích hợp một cách thông minh. Hãy cùng AZWEB khám phá những tính năng nổi bật nhất làm nên tên tuổi của nền tảng này.

Quản lý tài liệu và phiên bản

Đây là một trong những tính năng được đánh giá cao nhất của SharePoint. Nó không chỉ cho phép bạn lưu trữ tài liệu một cách an toàn mà còn cung cấp khả năng kiểm soát phiên bản mạnh mẽ. Bạn đã bao giờ vô tình ghi đè lên một file quan trọng và không thể lấy lại phiên bản cũ? Với SharePoint, vấn đề này sẽ được giải quyết triệt để. Mỗi khi một tài liệu được chỉnh sửa và lưu lại, SharePoint sẽ tự động tạo ra một phiên bản mới, đồng thời lưu giữ tất cả các phiên bản trước đó. Người dùng có thể dễ dàng xem lại lịch sử thay đổi, so sánh giữa các phiên bản và khôi phục lại bất kỳ phiên bản cũ nào nếu cần. Tính năng “check-in/check-out” còn giúp ngăn chặn tình trạng nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu một lúc, tránh xung đột dữ liệu và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin.

Cộng tác và chia sẻ thông tin

SharePoint được xây dựng với mục tiêu cốt lõi là thúc đẩy sự cộng tác. Nền tảng này tạo ra một không gian làm việc chung, nơi các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau đóng góp ý tưởng, chỉnh sửa tài liệu và theo dõi tiến độ công việc. Thay vì gửi file đính kèm qua email, bạn chỉ cần chia sẻ một liên kết duy nhất đến tài liệu trên SharePoint. Hệ thống phân quyền chi tiết cho phép bạn kiểm soát chính xác ai có quyền xem, ai có quyền nhận xét và ai có quyền chỉnh sửa. Khi tích hợp với Office Online, nhiều người dùng có thể cùng lúc mở và làm việc trên cùng một file Word, Excel hoặc PowerPoint, mọi thay đổi sẽ được cập nhật ngay lập tức. Các tính năng như bình luận, gắn thẻ (tag) và hệ thống thông báo tự động cũng giúp mọi người luôn nắm bắt được thông tin và phối hợp nhịp nhàng hơn.

Tích hợp công cụ khác

Vẻ đẹp thực sự của SharePoint được bộc lộ qua khả năng tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Microsoft. Nó hoạt động như một bộ não trung tâm, kết nối và tăng cường sức mạnh cho các ứng dụng khác. Ví dụ điển hình nhất là Microsoft Teams. Khi bạn tạo một Nhóm (Team) mới trong Teams, một trang SharePoint Site sẽ tự động được tạo ra ở phía sau để lưu trữ tất cả các tệp tin được chia sẻ trong kênh. Tương tự, SharePoint có thể đồng bộ hóa lịch và danh sách công việc với Outlook, giúp bạn quản lý thời gian biểu một cách nhất quán. Đặc biệt, khi kết hợp với Power Automate, bạn có thể xây dựng các quy trình làm việc tự động phức tạp, chẳng hạn như quy trình phê duyệt tài liệu, yêu cầu nghỉ phép, hay xử lý báo cáo chi phí, giúp loại bỏ các thao tác thủ công và tiết kiệm thời gian đáng kể.

Lợi ích khi sử dụng SharePoint trong doanh nghiệp

Việc triển khai SharePoint không chỉ là một nâng cấp về công nghệ, mà còn mang lại những lợi ích chiến lược, tác động trực tiếp đến hiệu suất, bảo mật và chi phí vận hành của doanh nghiệp. Hãy xem nền tảng này có thể tạo ra sự khác biệt như thế nào cho tổ chức của bạn.

Nâng cao hiệu quả làm việc nhóm

Lợi ích rõ ràng nhất khi sử dụng SharePoint là tạo ra một môi trường làm việc tập trung và có tổ chức. Khi tất cả tài liệu, lịch trình và thông tin dự án được đặt tại một nơi duy nhất, các rào cản trong giao tiếp sẽ dần được xóa bỏ. Nhân viên không còn phải tốn thời gian tìm kiếm file trong các chuỗi email dài vô tận hay hỏi nhau về phiên bản tài liệu mới nhất. Thay vào đó, họ có thể truy cập vào trang SharePoint của nhóm và nắm bắt ngay lập tức mọi thông tin cần thiết. Điều này không chỉ giúp các dự án chạy trơn tru hơn mà còn thúc đẩy một văn hóa làm việc minh bạch và cởi mở, nơi mọi người dễ dàng chia sẻ kiến thức và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung.

Tăng cường bảo mật và kiểm soát dữ liệu

Trong bối cảnh an ninh mạng ngày càng phức tạp, bảo vệ tài sản số của doanh nghiệp là ưu tiên hàng đầu. SharePoint cung cấp các lớp bảo mật mạnh mẽ để bạn hoàn toàn yên tâm. Thay vì lưu trữ dữ liệu nhạy cảm trên máy tính cá nhân hoặc các dịch vụ lưu trữ thiếu an toàn, mọi thông tin đều được tập trung trên nền tảng đám mây bảo mật của Microsoft. Quản trị viên có thể thiết lập các chính sách phân quyền truy cập cực kỳ chi tiết. Bạn có thể quy định ai được phép truy cập vào một trang, một thư viện, hay thậm chí là một tài liệu cụ thể. Mọi hoạt động như xem, sửa, xóa, tải về đều được ghi lại trong nhật ký kiểm toán (audit log), giúp bạn dễ dàng truy vết và xác định trách nhiệm khi có sự cố xảy ra. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu kinh doanh quan trọng luôn được bảo vệ khỏi các truy cập trái phép.

Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành

SharePoint giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực một cách hiệu quả. Nhờ khả năng tự động hóa quy trình (workflow automation) thông qua Power Automate, các công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian như phê duyệt đơn từ, thu thập phản hồi, hay thông báo cho các bên liên quan sẽ được thực hiện tự động. Điều này giải phóng nhân viên khỏi các thao tác thủ công nhàm chán, để họ có thể tập trung vào những công việc mang lại giá trị cao hơn. Về lâu dài, việc sử dụng SharePoint có thể giúp giảm chi phí cho việc duy trì các máy chủ vật lý, chi phí bản quyền cho nhiều phần mềm riêng lẻ và giảm thiểu các tổn thất do sai sót của con người gây ra, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành chung cho toàn doanh nghiệp.

Cách SharePoint hỗ trợ quản lý và chia sẻ tài liệu

Chúng ta đã biết SharePoint có tính năng quản lý tài liệu, nhưng nó thực sự hỗ trợ công việc này như thế nào trong thực tế? Cách tiếp cận của SharePoint mang tính hệ thống và toàn diện, giúp giải quyết các vấn đề từ gốc rễ.

Lưu trữ tập trung và truy cập mọi lúc mọi nơi

Hãy quên đi thời kỳ mà mỗi nhân viên là một “ốc đảo” dữ liệu, với các tài liệu quan trọng nằm rải rác trên ổ cứng cá nhân. SharePoint thiết lập một kho lưu trữ trung tâm, nơi tất cả các tệp tin của công ty được sắp xếp một cách logic và khoa học. Dù bạn đang làm việc tại văn phòng, ở nhà hay đang đi công tác, bạn đều có thể truy cập vào kho tài liệu này một cách dễ dàng thông qua trình duyệt web trên máy tính hoặc ứng dụng SharePoint trên điện thoại di động và máy tính bảng. Chỉ cần có kết nối internet, mọi thông tin bạn cần đều nằm trong tầm tay. Khả năng truy cập linh hoạt này đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc hybrid hiện đại, đảm bảo rằng dòng chảy công việc không bao giờ bị gián đoạn, dù nhân viên của bạn ở bất cứ đâu.

Quản lý phiên bản và kiểm soát thay đổi

Một trong những cơn ác mộng lớn nhất khi làm việc nhóm là xung đột phiên bản. Chắc hẳn bạn đã từng gặp tình huống hai người cùng chỉnh sửa một file, và cuối cùng phải mất rất nhiều thời gian để gộp các thay đổi lại với nhau. SharePoint giải quyết vấn đề này một cách thanh lịch. Khi tính năng quản lý phiên bản được bật, mỗi lần một tệp được lưu, một phiên bản mới sẽ được tạo ra. Điều này tạo nên một lịch sử tài liệu rõ ràng, cho phép bạn xem ai đã thay đổi nội dung gì và vào thời điểm nào. Nếu một thay đổi gây ra lỗi, bạn có thể nhanh chóng khôi phục tài liệu về một phiên bản ổn định trước đó chỉ với vài cú nhấp chuột. Tính năng này không chỉ hạn chế những sai sót do chỉnh sửa trùng lặp mà còn tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quá trình làm việc, đảm bảo mọi thay đổi đều được kiểm soát chặt chẽ.

Ứng dụng thực tiễn và ví dụ sử dụng SharePoint

Lý thuyết là vậy, nhưng SharePoint được ứng dụng trong thực tế như thế nào? Nền tảng này vô cùng linh hoạt và có thể được tùy biến để phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau trong doanh nghiệp. Dưới đây là hai ví dụ phổ biến và hiệu quả nhất.

Quản lý dự án và phối hợp nhóm

Hãy tưởng tượng một doanh nghiệp đang triển khai dự án ra mắt sản phẩm mới. Thay vì sử dụng hàng loạt công cụ rời rạc, họ quyết định tạo một trang SharePoint Site riêng cho dự án này. Tại đây, họ thiết lập một Thư viện tài liệu để lưu trữ tất cả các file liên quan: từ bản kế hoạch, nghiên cứu thị trường, thiết kế sản phẩm cho đến các tài liệu marketing. Tiếp theo, họ tạo một Danh sách công việc (Task List) để phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, đặt ra deadline cụ thể và theo dõi tiến độ hoàn thành. Một Lịch dùng chung (Shared Calendar) được tích hợp để đánh dấu các cột mốc quan trọng và các buổi họp nhóm. Ngoài ra, nhóm còn sử dụng một trang Wiki nội bộ để ghi lại các quyết định quan trọng và chia sẻ kiến thức. Nhờ có không gian làm việc tập trung này, mọi thành viên trong dự án đều có cái nhìn tổng quan, phối hợp ăn ý và đảm bảo dự án đi đúng hướng.

Xây dựng cổng thông tin nội bộ doanh nghiệp

Một ứng dụng mạnh mẽ khác của SharePoint là xây dựng cổng thông tin nội bộ (Intranet Portal). Đây là trang chủ kỹ thuật số của toàn công ty, nơi mọi nhân viên bắt đầu ngày làm việc của mình. Ví dụ, một công ty có thể thiết kế một trang portal với giao diện chuyên nghiệp, hiển thị các tin tức mới nhất của công ty, các thông báo quan trọng từ ban lãnh đạo và các sự kiện sắp diễn ra. Trên trang này còn có các liên kết nhanh đến những tài nguyên cần thiết như biểu mẫu nhân sự (đơn xin nghỉ phép, báo cáo chi phí), sổ tay nhân viên, danh bạ công ty và các hệ thống nghiệp vụ khác. Một cổng thông tin nội bộ được xây dựng tốt trên SharePoint không chỉ giúp truyền tải thông tin một cách hiệu quả mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cường sự gắn kết và giúp nhân viên mới hội nhập nhanh hơn. Nó thực sự là bộ mặt và là trái tim của truyền thông nội bộ trong một tổ chức hiện đại.

Common Issues/Troubleshooting

Mặc dù SharePoint là một nền tảng mạnh mẽ, nhưng trong quá trình sử dụng, người dùng đôi khi cũng có thể gặp phải một số vấn đề phổ biến. Việc nhận biết và biết cách xử lý chúng sẽ giúp bạn có trải nghiệm làm việc mượt mà hơn.

Lỗi truy cập hoặc phân quyền không đúng

Một trong những sự cố thường gặp nhất là người dùng nhận được thông báo “Access Denied” (Truy cập bị từ chối) khi cố gắng mở một tệp hoặc một trang. Lỗi này hầu như luôn liên quan đến vấn đề phân quyền. Có thể người dùng đó chưa được cấp quyền truy cập vào tài nguyên, hoặc quyền của họ đã bị thay đổi. Giải pháp đầu tiên là liên hệ với quản trị viên của trang SharePoint (Site Admin) hoặc bộ phận IT để kiểm tra lại quyền của bạn. Cần lưu ý rằng hệ thống phân quyền của SharePoint có thể khá phức tạp, với các quyền được “thừa kế” từ trang mẹ hoặc được cấp riêng lẻ. Việc kiểm tra và xác nhận lại cấu hình phân quyền thường sẽ giải quyết được vấn đề này một cách nhanh chóng.

Vấn đề đồng bộ dữ liệu và cập nhật phiên bản

Nhiều người dùng sử dụng ứng dụng OneDrive là gì để đồng bộ hóa các thư viện SharePoint về máy tính cá nhân để truy cập ngoại tuyến. Đôi khi, quá trình này có thể gặp trục trặc, dẫn đến tình trạng file không được cập nhật hoặc xuất hiện các phiên bản xung đột. Nguyên nhân có thể do kết nối internet không ổn định, tên tệp chứa các ký tự không hợp lệ (như #, %, *, :), hoặc đường dẫn tệp quá dài. Để khắc phục, bạn hãy thử kiểm tra lại kết nối mạng, tạm dừng và tiếp tục lại quá trình đồng bộ trong ứng dụng OneDrive. Ngoài ra, hãy đảm bảo tên tệp và cấu trúc thư mục của bạn tuân thủ các quy định của Microsoft. Nếu vẫn gặp sự cố, việc ngắt kết nối và thiết lập lại đồng bộ cho thư viện đó thường là giải pháp hiệu quả.

Best Practices

Để khai thác tối đa tiềm năng của SharePoint và duy trì một hệ thống có tổ chức, an toàn, bạn nên áp dụng một số phương pháp thực hành tốt nhất sau đây. Đây là những kinh nghiệm được đúc kết từ AZWEB để giúp bạn vận hành nền tảng này hiệu quả.

Định kỳ kiểm tra và cập nhật quyền truy cập: An ninh dữ liệu không phải là việc làm một lần. Khi nhân viên thay đổi vị trí công việc, chuyển phòng ban hoặc rời khỏi công ty, quyền truy cập của họ cần được xem xét và cập nhật ngay lập tức. Hãy thiết lập một lịch trình định kỳ (ví dụ: hàng quý) để rà soát lại toàn bộ hệ thống phân quyền, đảm bảo rằng nguyên tắc “đặc quyền tối thiểu” (chỉ cấp quyền vừa đủ để hoàn thành công việc) luôn được tuân thủ.

Đào tạo người dùng về thao tác cơ bản và quy trình sử dụng: Một công cụ mạnh mẽ sẽ trở nên vô dụng nếu không ai biết cách sử dụng. Hãy đầu tư vào việc đào tạo cho nhân viên. Tổ chức các buổi hướng dẫn về các thao tác cơ bản như tải tệp lên, chia sẻ tài liệu đúng cách, sử dụng tính năng phiên bản và cách phối hợp làm việc trên cùng một tệp. Khi người dùng hiểu rõ lợi ích và cách vận hành, họ sẽ chủ động áp dụng và từ bỏ các thói quen cũ như gửi file qua email.

Tránh lưu trữ tài liệu trùng lặp, duy trì cấu trúc thư mục rõ ràng: Trước khi đưa vào sử dụng, hãy dành thời gian để lên kế hoạch cho cấu trúc thông tin. Thiết kế một hệ thống thư mục logic, dễ hiểu và nhất quán trên toàn bộ các trang. Khuyến khích nhân viên sử dụng tính năng tìm kiếm và metadata (siêu dữ liệu) thay vì tạo ra nhiều bản sao của cùng một tài liệu ở các nơi khác nhau. Một hệ thống được tổ chức tốt ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian tìm kiếm và tránh được sự hỗn loạn về sau.

Conclusion

Qua những phân tích chi tiết, có thể thấy SharePoint không chỉ đơn thuần là một công cụ lưu trữ mà là một nền tảng quản trị và cộng tác toàn diện. Bằng cách định nghĩa lại không gian làm việc số, SharePoint cung cấp một giải pháp tập trung để quản lý tài liệu, kiểm soát phiên bản, tăng cường bảo mật và thúc đẩy hiệu quả làm việc nhóm. Các tính năng cốt lõi như tích hợp sâu với Microsoft 365, tự động hóa quy trình và khả năng tùy biến mạnh mẽ đã giúp nó trở thành một trợ thủ đắc lực, giải quyết những thách thức cố hữu trong vận hành của doanh nghiệp hiện đại.

Việc áp dụng SharePoint chính là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp của bạn chuyển đổi số thành công, tạo ra một môi trường làm việc minh bạch, linh hoạt và an toàn hơn. AZWEB khuyến khích các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp hãy nghiêm túc cân nhắc nền tảng này để phá vỡ các rào cản thông tin và nâng cao năng lực cạnh tranh. Để bắt đầu, bạn có thể thử nghiệm các gói Microsoft 365 có bao gồm SharePoint, tìm hiểu các khóa đào tạo chuyên sâu hoặc liên hệ với các chuyên gia để được tư vấn lộ trình triển khai phù hợp nhất với tổ chức của mình. Hành trình tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp của bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay.

---

---